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Projektbearbeitung Live Projekte

Innerhalb dieses Moduls werden Projekte inhaltlich, terminlich und kapazitätsmäßig geplant bzw. bearbeitet.
Hinweis:
Erklärungen zu Symbolen & weiteren Funktionen innerhalb der Projektbearbeitung sind separat aufgeführt. Funktionen sind auch über das Kontextmenü (Rechtsklick per Maus) innerhalb der Projektbearbeitung erreichbar.

Hauptprojekte (HP), Unterprojekte (UP), Leistungen (LST)

Hauptptojekte sind die oberste Ordnungsinstanz in einer Projektplanung. Darunter folgen Leistungen als Arbeitsebene. Auf ihnen werden Aufgabenbeschreibungen, Ressourcen und Bearbeitungsstati erfasst und hinterlegt. Als weiteres Ordnungseinheit stehen eventuell auch UPs zur Verfügung, die als weiteres Ordnungskriterium gedacht sind.

Anlegen - Bearbeiten

Bei HP und bei UP gibt es Projekttitel (Bsp: "Vermietung" - für identische Titel) und Projektuntertitel (Bsp: "Büro EG rechts" oder "Büro EG links" für unterscheidende Titel). Jedes Projekt benötigt einen Projektleiter und einen Stellvertreter. Diese haben uneingeschränkten Zugriff auf das gesamt Projekt. Auch Co-Projektleiter stehen als weitere Projektverantwortliche zur Verfügung und können hinzugefügt werden.

Kopieren

Statt neue Elemente zu erstellen, sollten bestehende Elemente kopiert werden, um damit die Struktur beizubehalten. Sie entscheiden stets, welche der vorhandenen Bestandteile mit kopiert werden sollen:

  1. Projektnummer & -bezeichnung
  2. Projektbestandteile
  3. Inhalte & Dokumente
  4. Buchhaltung
  5. Adresse & Ansprechpartner
  6. Auftragsdatum & Lieferdatum
  7. Startdatum & Endedatum
  8. Stundensätze zur Abrechnung von Arbeitszeiten
  9. Fibukonten zur Übergabe an FiBi-Systeme
  10. Bestellnummer
  11. Kennzeichnung "intern" für: "nicht abrechnen"

Projektstruktur

Mit Hilfe einer Projektstruktur sind unendlich tiefe Verschachtelungen möglich, um auch bei Hunderten von HPs den Überblick zu behalten. Mit einem Klick auf "Aufklappen" öffnen Sie am linken Bildschirmrand die Projektstruktur. Hier können Sie die Projekte nach verschiedenen Kriterien zusammen fassen und filtern:

  1. Projektablagen
    • "Live Projekte"
    • "Template Projekte"
    • "Archiv Projekte"
  2. Projektgruppen
    • "Marketing"
    • "Vertrieb"
    • Verwaltung
    • usw.

Zusätzlich können Sie die Ansicht per Button anpassen:

  1. Funktionsbuttons überall anzeigen
  2. HP Projektnummern im Titel anzeigen

Hinweis

Mit Entfernen des Häkchens neben "Projektstruktur" werden alle HP "nicht strukturiert" am Bildschirm angezeigt.

Liste anzeigen

Hier können Sie sich die Inhalte zum gewählten Element anzeigen lassen. Es stehen verschiedene Listentypen zur Auswahl zur Verfügung, z.B. "Projekte und Leistungen", um alle Projekte und Leistungen anzuzeigen, die unter dem Element stehen. Auch ist eine Anzeige nach Risiko-Kennzahlen, Liste aller Leistungen uvm. möglich.

Balkenplan anzeigen

Mit dem Balkenplan erhalten Sie eine terminliche Übersicht von Projekten inkl. Leistungen und oder Ressourcen. Neben dem Balkenplan auf der Projektebene, gibt es auch sogenannte Mitarbeiter-Balkenpläne.
Der Projekt-Balkenplan zeigt die Leistungen eines markierten Projektes in zeitlicher Abfolge an. Der Mitarbeiter-Balkenplan zeigt sämtliche Leistungen einer zuvor angewählten Ressource dar.

Co-Projektleiter (Co-PL)

Auf HP-Ebene oder UP-Ebene können Co-PL zugeordnet werden. Je nach Zuordnung sieht ein Co-PL sämtliche Projektinhalte, wie Aufgabenbeschreibungen, Notizen Dokumententexte usw. - je nach Zugriffsrecht. Ein Co-PL ist berechtigt Änderungen am Projekt vornehmen. Einem HP oder UP können endlos viele Co-PL hinzugefügt und jederzeit wieder entfernt werden - auch vom Co-PL selbst.
Ein Zuordnen oder Entfernen eines Co-PL wird automatisch sämtlichen Projektbeteiligten automatisch mitgeteilt.

Dokumentation

Die Dokumentation ermöglicht dem Anwender sämtliche hinterlegten Informationen, egal welchen Typs (Bsp: Aufgabenbeschreibungen, Notizen, E-Mails usw.) zum jeweiligen Element einzusehen. Hierbei werden immer die letzten 20 Einträge nach Datum sortiert angezeigt. Eine größere Anzahl (egal wie viele) erhalten sie für jede einzelne Gruppe, (Bsp: Aufgabenbeschreibungen, Notizen, E-Mails usw.).

Frühwarnsystem

Mit dem Frühwarnsystem können sie sich eine Art "Wecker" stellen, der informiert, sobald eine vorgegebene Grenze (Bsp: Zeit- oder Kostengrenze) erreicht bzw. überschritten wird.

Ressourcenzuordnung

Eine LST erscheint in der Aufgabenliste (ToDo-Liste) eines Mitarbeiters, sobald ihm diese zugeordnet wurde. Damit werden die Aufgaben geplant und die Kapazitätsauslastungen der jeweiligen Ressource vorbelegt.
Sofern bei den betroffenen HP/UP keine aktuellen Stundensatzgruppen hinterlegt sind, wird automatisch eine erstellt. Diese beginnt frühestens ab dem ersten Tag der Zubuchung.

Suchen

Ihnen stehen zwei verschiedene Suchmöglichkeiten zur Verfügung:

  1. nach bestimmten Projekten/ LST direkt suchen
  2. Projekte nach Kontakten suchen (alle Projekte eines bestimmten Ansprechpartners)

Es können mehrere Suchkriterien eingegeben werden, um die Ergebnisse zu minimieren.

Sachkostenleistung anlegen

Sachkostenleistungen entsprechen Artikeln. Diese werden typischerweise mit "Menge * Stückpreis" berechnet (nicht nach Zeitaufwand) und können sowohl unter HPs als auch unter UPs angelegt werden. Bei der Rechnungsstellung werden diese separat behandelt.

Template anlegen

Projekte können für spätere Projekte als Vorlagen übernommen werden. NICHT übernommen werden hierbei:

  • existierende Ressourcenzuordnungen
  • bereits erfasste Zeiten/ Notizen
  • abgelegte E-Mails
  • zugeordnete Co-Projektleiter
  • Stundensatzgruppen